Referent:
Veranstaltungsmanagement
Wenn man eine Veranstaltung besucht, sieht man immer nur das Ergebnis einer langen und manchmal mühseligen Vorbereitung. Die KünstlerInnen stehen auf der Bühne und bieten ihr vielleicht zweistündiges Programm dar – die manchmal monatelange Vorbereitungsarbeit der örtlichen VeranstalterInnen merkt man nur, wenn etwas nicht klappt. Im Seminar „Veranstaltungsmanagement“ wird anhand einer Konzertveranstaltung aufgezeigt, welche organisatorischen Dinge zum Gelingen wichtig sind:
• Definition „Was für eine Veranstaltung mache ich“
• Motivation * Inhaltliches (Zielgruppenanalyse u.a.)
•Werbung, Marketing
•Zeitplanung (Vorbereitung, Point of no return, Ablauf, Nachbereitung)
•Personalplanung (Aufgabenverteilung, Helfer u.a.) Kalkulatorisches (Kalkulation, Abrechnung, Steuern, KSK, GEMA u.a.)
• Drumherum (Betreuung, Catering, Hotel u.a.)
•Rechtliches (Rechtsformen der Beteiligten, Verträge, Versicherungen, Preisabgabenverordnung u.a.)
•Partner / Subunternehmer (Co-Veranstalter, Medienpartner, Vorverkaufsorganisation, Tonträgerfirmen u.a.)
•Veranstaltungstechnik (Ton, Licht u.a.)
Die Mechanismen einer solchen Planung sowie die rechtlichen Rahmenbedingungen sind sehr ähnlich, ob es sich um ein kleines Konzert zur Ausstellungseröffnung oder einen Auftritt einer Chartgruppe in der Weser-Ems-Halle handelt. Im Wesentlichen lassen sich die Inhalte des Seminars auch auf andere Veranstaltungsformen übertragen. Die TeilnehmerInnen werden in Arbeitsgruppen Veranstaltungen aus ihrem Bereich planen sowie Kalkulationen erstellen. Im Laufe des Tages wird gemeinsam entwickelt, an was bei der Planung und Durchführung zu denken ist und wo die typischen Fehler liegen. Zum Ende des Seminars werden dann die entsprechenden Abrechnungen erstellt und die Konzepte ggf. überarbeitet.
